راهكار گردش كار درون سازمانی

پازل
یکی از مهمترین کارهایی که در سازمان ها باید مورد توجه قرار داد، کاهش استفاده از کاغذ و سرعت بخشیدن به گردش کارها می باشد. امروزه اتوماسیون های اداری این مهم را میسر کرده اند. در این نرم افزار موضوعات درون سازمان یا یک سیستم، بر اساس محیط های كاری و پروژه ها قابل دسته بندی خواهند بود . محیط های كاری و پروژه ها می توانند به صورت درختی تعریف گردند، یعنی برای هر محیط كاری و پروژه می توان زیر پروژه تعریف نمود. به صورت کلی بخش های مهم سیستم به شرح ذیر می باشد:
  • یادداشت ها
  • مكاتبات
  • پست الكترونیك
  • كارها و وظایف
  • مدیریت تماس ها
  • تقویم و رویدادها/ جلسات
  • نامه رسان انبوه
  • تنظیمات و پیكربندی
  • بایگانی مستندات
  • مدیریت اسناد
  • پیوندها(لینك ها)
  • گزارش گیری
  • مدیریت وظایف، پرسنل و رویدادها
  • تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات ثبت شده در اتوماسیون
  • امکان اضافه کردن یک برچسب به یک پروژه (Tag)
  • اعلام اخبارها و وظایف به صورت فوری و در قالب اعلان ها
  • مشخص کردن وضعیت پروژه ها با استفاده از رنگ ها
  • فرم ساز
  • مدیریت پروژه ها و برنامه ریزی
  • مدیریت زمان کاری
  • امکان ارسال پیام فوری
  • محاسبه خودکار میزان مرخصی
راه کارها
سطوح دسترسی در كل سیستم برقرار می باشد و این سطوح را می توان برای هر فرد یا گروه تنظیم كرد. سطوح دسترسی بر اساس محیط كاری/پروژه و موضوعات می باشد. این موضوع به دو صورت "خواندن" یا "خواندن و نوشتن" تعریف می شود. یكی از ویژگی های منحصر به فرد سیستم اتوماسیون اداری، ارتباطاتی است كه بین بخش های مختلف وجود دارد. به این معنا كه می توان یك موضوع از نوع رویداد را به یك سند یا كار ارتباط داد كه در صورت توسعه و اضافه شدن بخش های جدید، این ویژگی نیز برای آن بخش ها امكان پذیر بوده و قابل اجرا خواهد بود.
ویژگی مشترك دیگری كه در تمامی بخش ها وجود دارد، عبارت "مشتركین" می باشد. بدین معنا كه به مشتركین ( افرادی كه در جریان كار/ وظیفه هستند) در ارتباط با ایجاد ، تغییر و هر عملیات دیگری بر روی موضوع موردنظر ، اطلاع داده می شود. برای مثال، هنگامی كه یك كاربر، وظیفه ای را به اتمام می رساند و تكمیل كار را در سیستم اعمال می كند، برای تمامی مشتركین، پیامی مبنی بر اتمام كار كاربر مورد نظر از طریق ایمیل ارسال خواهد شد. یكی از موارد كاربردی برچسب ها (tags ) هستند.در اصل از آنها می توان برای فیلتر کردن یک ویژگی منحصر به فرد یا برچسب دار نمودن موضوعات مخلتف استفاده نمود.
یکی از مشکلات سازمان ها جدا بودن سیستم پیام رسانی و اتوماسیون آنها می باشد. ما در این اتوماسیون موفق شده ایم به دو صورت سیستم پیام رسانی را پیاده سازی کنیم. روش اول ارسال پیام به صورت ایمیل و روش دوم به صورت پیام فوری می باشد. در پیام فوری شما می توانید با تمام افرادی که در سیستم آنلاین هستند به مکاتبه بپردازید. در این میان، امکان بایگانی تمام پیام های ارسالی و دریافتی وجود دارد. به نوعی شما یک سیستم بایگانی دیجیتال نیز همراه سیستم خواهید داشت. از دیگر امکانات این سیستم مشاهده تمام پروژه ها و وضعیت نهایی آنها می باشد. البته این موضوع کاملا بر اساس سطح دسترسی افراد مشخص شده است. اینکه شما بدانید در حال حاضر چند پروژه نیمه تمام دارید، در سرعت کار شما و تخصیص صحیح منابع بسیار موثر است. ما با استفاده از رنگ ها این امکان را به شما خواهیم داد تا در کوتاه ترین زمان ممکن به میزان پیشرفت پروژه ها دسترسی پیدا کنید. ضمن اینکه در گذسته بیان شد که شما به راحتی می¬توانید برای هر پروژه، زیر پروژه تعریف کنید و افراد مختلف را باعنوان مشترکین به یک پروژه اضافه نمایید.
كلیه شركت ها و موسسات كوچك و بزرگ
طراحی وب سایت و پرتال داده پرداز پویای شریف
info@dadehpardaz.com
تلفن : 88659468
فکس : 88659470
سامانه پیامک: 02188652149
ما را در شبکه اجتماعی دنبال کنید :